Organizacje muszą maksymalizować wartość pracy wykonywanej przez ludzi i technologie. Wiele powtarzalnych zadań zajmuje dużo czasu pracownikom. Można je zautomatyzować za pomocą technologii, oszczędzając czas i zasoby - to główne przesłanie zasady.

 

Optymalizacja i automatyzacja polega na efektywnym wykorzystywaniu ludzi, których wiedza i czas należą do najcenniejszych aktywów firmy.  Wykorzystaj automatyzację tam, gdzie zadania są powtarzalne, a procesy standardowe. Niech ludzie skupią się na rozwiązywaniu złożonych problemów. Angażowanie pracy ludzkiej w czynności, które mogą być zautomatyzowane jest marnotrawstwem. 

 

Możliwości automatyzacji można znaleźć w całej organizacji. Jej efektem będzie obniżenie kosztów organizacji, zmniejszenie ludzkich błędów czy poprawa doświadczenia, a także zadowolenia  pracowników. Wybierając cele do optymalizacji i automatyzacji, myśl o nich z perspektywy dostarczanej wartości. 

 

Zanim działanie zostanie zautomatyzowane, należy je zoptymalizować. Jego zakres może być zależny od ograniczeń finansowych, ograniczeń czasowych i dostępnych zasobów. Ważne! Uważaj co automatyzujesz. Zanim przejdziesz do automatyzacji, skup się na optymalizacji. Automatyzacja wadliwego procesu przyniesie więcej strat niż korzyści. Poświęć czas na zidentyfikowanie powtarzalnych procesów. Czasami dostępna już w organizacji technologia może mieć niewykorzystane funkcje. Sprawdź co już istnieje, aby szybko wdrożyć zmiany. 

 

Zasada optymalizacji jest powiązana z zasadą sprzężenia zwrotnego. Stosując określone praktyki optymalizacji udokumentowane w ITIL lub zapożyczone z DevOps, Lean i innych obszarów, iteracyjne udoskonalenia zweryfikujesz za pomocą wskaźników, takich jak np. zadowolenie klienta. Podczas pracy nad optymalizacją i automatyzacją należy współpracować w oparciu o zasadę Collaborate and Promote Visibility.